Tapahtumakin tarvitsee onnistuakseen tekniikkaa. Tarvitaan tarpeeksi sähköä, sopivasti lämpöä tai viilennystä lisäksi somistukseen ja äänentoistoon liittyvää audiovisuaalisia tehosteita. Tekniikan hoitaminen on asiantuntijalaji, jonka hoitamisessa kannattaa aina kääntyä osaavan ja sopivan kokoisen toimijan puoleen. Tekniikka syö usein tapahtumabudjetista suuren osan yhdessä tarjoilujen kanssa. Kannattaa siis olla tarkkana mitä oikeasti tarvitaan tai mikä on välttämätöntä?
Huoltotiimi päätti hankkia tekniikan verkostoon kuuluvalta alan osaajalta Eetulta tiimeineen. Ensimmäisen tapaamisen jälkeen saimme tarjouksen, joka oli budjettiin sopiva, laadukas ja vaikutti tapahtumaan oikein mitoitetulta. Eetu on joustava yhteistyökumppani ja sellaista tarvittiin, koska niinhän niitä taas tuli – muutoksia käsikirjoitukseen. Käsikirjoitus muuttuu, kun tapahtuman sisältö ja ohjelma elävät.
Muutosten jälkeen saimme lopullisen tarjouksen, sekä pohjapiirustuksen tekniikasta sekä listauksen tulossa olevasta äänentoisto-, valaistus- sekä lava -rakenteesta. Itselleni tekniikan ostaminen on aina yhtä jännittävää, joten kävimme vielä yhdessä huoltotiimin kanssa tapahtumapaikalla tarkistamassa mitä valoja, spotteja, tekniikkaa ja piuhoja on tulossa sekä minne ne sijoittuvat. On tärkeää ymmärtää – ja löytää yhteinen kieli mistä puhutaan. Tekniikan suunnittelussa on tarkistettava mahdolliset päällekkäisyydet somistuksen kanssa, sekä vaikutukset cateringiin ja tarvittaviin kylmälaitteisiin.
Garage Partyn tekniikkatiimi toimi kiitettävästi ja aikataulussa. He saapuivat tapahtumaa edeltävänä päivänä sovitusti tyhjään halliin ja siitä alkoi tapahtuman rakentaminen. Tekniikka oli valmis sovitusti päivän työrupeaman jälkeen ja tapahtuman somistus pääsi vauhtiin. Garage Party -päivänä oli vielä kenraaliharjoitus, joka oli aikataulutettu yhteistyössä esiintyjien sekä teknikoiden kanssa. Tältä osin tapahtuma oli valmis alkamaan.
Tekniikkaa valittaessa
- valitse tapahtumaan sopiva yhteistyökumppani
- löytäkää yhdessä oikean kokoinen ratkaisu
- pyydä kirjallinen tarjous, paneudu ja ymmärrä mitä hyväksyt
- sovita tekniikka tapahtuman käsikirjoitukseen: äänentoisto puheisiin, taustamusiikkiin, bändiä varten, valaistus, mahdolliset trussit ja nostimet, esiintymislava…
- mieti tarvittava rakennusaika
- suunnittele aikataulu rakentamiselle
- sovi kenraaliharjoituksesta
- sovi tarvittavat työmäärät rakentamiseen ja purkamiseen sekä itse tapahtumaan
Seuraavassa Blogi 1306 osassa 12 pureudutaan tapahtumaprojektin johtamiseen.