Tapahtumatohtorin ’troppilista’

Mielenkiinnolla seuraan tapahtuma-alan trendejä niin meillä kuin maailmalla, ja kylläpä havainnoitavaa riittääkin. Ala kehittyy ja suorastaan kukoistaa tällä hetkellä. Taloudellisesti on tiukkaa, mutta toimijoita, tekijöitä, sovelluksia ja palveluita ilmestyy ja ala laajenee. Perinteisten sponsoroinnin ja liikelahjojen lisäksi mukaan kiinnittyy syvästi sosiaalinen media, digitaalisuus, joukkoistaminen, osallistaminen, oppiminen ja erilaiset sovellukset, joilla tehokkaasti kulloinenkin kokonaisuus kudotaan haluttuun muotoon.

Troppilistaa vuodelle 2016:

1. Turvallisuus nousee väkevästi esille niin kansainvälisissä, kotimaisissa, julkisissa kuin yrityskohtaisissakin tapahtumissa. Vapaaehtoiset ja tapahtumaan palkatut perehdytetään kattavasti turvallisuuteen. Esimerkiksi järjestyksenvalvojia ja ensiaputaitoisia on mukana, vaikka tapahtuman koko ei sitä edellyttäisikään.

2. Jaettava materiaali on jo siirtynyt verkkoon. Liikelahjat ovat ’digitaalisia lippuja tai rahaa’, joita vastaanottaja voi hyödyntää kätevästi myöhemmin. Esitysmateriaalit haetaan ja ladataan sosiaalisen median kanavista tai tapahtuman sivuilta jälkikäteen. Kun liikelahjoja jaetaan, ne ovat laadukkaita sekä saajalleen mietittyjä. Merkityksellistä on eettisyys, ekologisuus ja tarkoituksenmukaisuus.  

3. Verkostoituminen on kansainvälisen tutkimuksen mukaan yksi kolmesta syystä ylipäätään osallistua tapahtumaan. Verkostoitumiseen panostaminen sovelluksen avulla on siis hyödyllistä varsinkin suurissa tapahtumissa.  Pienemmissä tapahtumissa verkostoituminen tapahtuu kohtaamisten, tapahtumaisäntien toiminnan sekä sosiaalisen median kautta. Nämä kohtaamiset sekä isäntien tavoitteellinen ja sujuva toiminta ovatkin nousseet panostuskohteiksi.

4. Some-lähettiläät ovat täällä tänään ja kaikille mahdollisuus. Lähettiläs on henkilö, joka aktiivisesti jakaa, kommentoi aiheita ja asioita tapahtumasta. Ennen tapahtumaa, tapahtumassa tai sen jälkeen. Parhaaksi koetaan, jos some-lähettiläät syntyvät orgaanisesti, mutta tarvittaessa rekrytoi heitä laajentamaan tapahtumaa.

5. Tapahtuman ydin on edelleen sisältö, se asia ja tavoite jonka ympärille tapahtuma rakennetaan. Ytimen, sisällön käsittely ja jakaminen tapahtumassa korostuu. Joukkoistamista, tarinallistamista, tarinan kerrontaa ja aistien käyttöä suositaan etenkin Power Point –ähkyn joukkoon. Moni muistaa maistiaiset tapahtuman sisällöstä jo ennen tapahtumaa some -kanaviin.

6. Kutsuprosessi ja tapahtumaviestintä ovat jatkuvaa ja jopa ’koukuttavaa’ virtaa, niin että tapahtumasta ei haluta jäädä pois. Osallistumiseen sitoutuminen vähentää no show:n mieluiten lähelle nollaa.

7. Muutos on tapahtuman suunnittelua ajava voima. Minkä halutaan muuttuvan, jotta tapahtuman tavoite saavutetaan? Muuttava ajattelu on voimallisesti mukana jo suunnitteluprosessissa. Muuttavan ajattelun kautta syntyvät tavoitteet ja onnistumistakin mitataan tätä kautta.

8. Sosiaalisen median hyödyntäminen koko tapahtuman elinkaarelle on must. Sen on suunniteltua, systemaattista ja seurattua. Ja #hastagit ja @handlet ovat kunnossa ja näkyvillä läpi tapahtuman ja kaikessa materiaalissa.

9. Isäntien rooli on edelleen merkityksellinen. Kohtaaminen on väkevä voima ja se on noussut uuteen arvostukseen. Tapahtumaympäristö luo puitteet, jossa isännät ja vieraat kohtaavat. Onnistuneiden kohtaamisten tavoitellaan jäävän mielikuviin, sillä ne muistetaan vielä vuosien kuluttua.

10. Teknologian ja sovellusten hyödyntäminen on osa tapahtumatuottajan työtä. Uudet sovellukset, mobiilisti toimivat äänestykset, QR-koodit jne. nykyaikaistavat elämyksiä ja nopeuttavat prosesseja. Kannattaa kokeilla omiin tapahtumiin soveltuvia.

Tapahtumarikasta vuotta!

Lähteinä on käytetty kansainälistä trendimittaria Event Trends 2016, Tapahtumatutkaa sekä omia kanavia ja kokemuksia.

Kiitos vaivannäöstänne. Minä kysyin ja te vastasitte. Keväällä jatkuvat avoimet koulutukset, joiden päivämäärät ja sisällöt löytyvät täältä. Erityisesti toivottiin tapahtumien ja sosiaalisen median yhdistämistä ja myös sellainen koulutus on tulossa toukokuussa. 

Yrityskohtaiset koulutukset, workshopit tai tapahtumamarkkinoinnin konsultoiti kuuluvat palveluihini kuin myös näyttötutkintojen arvioinnit  Soita 045-114 8444!

Tämä on Faustus Oy:n uutiskirje. Faustus on koulutus- ja konsultointiyritys palveluinaan tapahtumatohtori® - sekä näyttötutkintomestaripalvelut. Kouluttajana toimii Tapahtuma on tilaisuus sekä Isännyyden Ihanuus – kirjojen kirjoittaja Helena Vallo. Helena suhtautuu intohimoisesti tapahtumamarkkinointiin. Kouluttamalla, konsultoimalla ja bloggaamalla hän uskoo koko tapahtuma-alan yhä kehittyvän. Helena toimii Evento Awardsin tuomaristossa lisäksi hän konsultoi ja arvioi tapahtumia. www.faustus.fi