Olen viime vuosien aikana lukenut sekä arvioinut satoja tapahtumasuunnitelmia niin oppilaitoksissa, koulutuksissa kuin alan kilpailuissa.

Ja törmään säännöllisesti siihen, että tapahtumille ei aseteta mitattavia tavoitteita. 

En tiedä, mistä se johtuu ja mikä estää kirjaamasta tavoitteeksi esimerkiksi kymmenen uutta kauppaa, 100 uutta liidiä, suositteluindeksi >50%, fiiliksen nostaminen nykyisestä tai kolmen uuden asian oppiminen.

Jos  emme aseta mitattavia tavoitteita, emme voi arvioida onnistuiko tapahtuma, sillä eihän tapahtuma sinällään ole itseisarvo. Tapahtuma on väline ja vaihtoehto esimerkiksi mainoskampanjalle tai suorapostitukselle. Jos mittareita ei löydy, eivät tapahtumat saavuta asemaa markkinointiviestinnän välineenä. Ja tapahtuman suunnittelukin lähtee harhailemaan sivuraiteille. On aika ymmärtää, että tapahtumat ovat keino viestiä ja vaikuttaa ja siksi ne on suunniteltava tavoitteellisesti tukemaan liiketoimintaa.

Totta on, että tavoitteiden asettaminen ei välttämättä ole helppoa ja vaatii aikaa, mutta kun ne on lyöty lukkoon helpottuu myös tapahtuman suunnittelu. Tästä ja kaikesta tapahtuman suunitteluun liittyvästä voit oppia lisää koulutuksessa, joka on 21.3. ja johon voit ilmoittautua täältä. 

Vierastaidot - suut mutrussa vai avoimen vastaanottavaisesti

Edellisessä e-Vinkissä kerroin kutsusta, joka on lahja saajalleen. Tässä käsittelen vieraan suhtautumista kokemaansa ja näkemäänsä.

Uskon, että järjestäjä on tehnyt kaikkensa jotta osallistujalla on hyvä ja antoisa olo. Usein kuitenkin sattuu ja tapahtuu, eikä kaikki suju puhumattakaan että kaikki ratkaisut voisivat miellyttää jokaista. Hyviin tapoihin kuitenkin kuuluu, että möykkäämään ei ryhdytä eikä ole viisasta mielenosoituksellisesti näyttää omia tuntemuksiaan. Jos ei pidä tietystä musiikista tai kokee, että esiintyjän anti oli jo ennestään tuttua, sen voi kertoa myöhemminkin.

Oiva näkökulma on ajatella, että tapahtuma on mahdollisuus uuden oppimiseen. Joten miksi ei maistaisi uutta, kokeile käytännössä tai testaa - kun sen on mahdollista. Usein juuri tapahtuma luo turvalliset puitteet uuden kokeiluun. Siis avoimin mielin vastaanottamaan. Me kaikki tiedämme, että kriittinen palaute annetaan kahden kesken, ei julkisesti isoon ääneen. Vierastaidot ovat taitolaji nekin sisarelleen tapahtumajärjestäjän taidoille.  

Suu mutrussa tai avoimen itsenäisesti voit opiskella myös tapahtuman suunnittelua verkkokurssilla, johon pääset tästä. 

Seuraa #tapahtumatohtori: Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest ja LinkedIn