Turvallisuusasiat kuntoon kaiken kokoisissa tapahtumissa

Tapahtumaturvallisuuspäivillä Turussa puhutti muun muassa pienten tapahtumien turvallisuus, eli tapahtumat joihin lait ja asetukset eivät vaadi erillisiä turvallisuus- ja pelastussuunnitelmia. Jokaisessa tapahtumassa voi kuitenkin sattua haavereita, joten suunnitteluvaiheessa on turvallisuus nostettava myös yhdeksi puheenaiheeksi. Tässä listausta:

- mitkä ovat pahimmat riskit tapahtumassa

- kuka tai ketkä ovat turvahenkilöstöä: järjestyksenvalvojat, ensiaputaitoiset jne.

- kuka vastaa tapahtuman valvonnasta

- missä ovat poistumistiet

- varmistus, että kaikki kulkureitit ovat vapaina tapahtuman aikana

- missä on kokoontumispaikka palohälytyksen sattuessa

- mikä on tapahtumapaikan osoite, jos tarvitsee soittaa lisäapua

Huolehdithan omalta osaltasi, että yllä olevat asiat ovat kunnossa. Pientapahtuman pelastussuunnitelma löytyy myös netistä osoitteesta www.pelastuslaitokset.fi.

Muista varmistaa lupa-asiat paikalliselta pelastus- ja poliisiviranomaiselta, kun kyse on yli 200 hengen tapahtumasta, julkisesta yleisötilaisuudesta, tai jos tapahtumassa tarjoillaan alkoholia.

Kannattaako osallistua tapahtumakoulutuksiin?

Iloisin mielin totean, että koulutuksiin osallistumisesta on selkeätä hyötyä ja vaikuttavuutta löytyy. Näin voin todeta vierailtuani KoneAgria-messuilla, kun tuttuja, koulutuksissa käyneitä kasvoja näkyi työssään kävellessäni messuosastojen välissä.

Rinta rottingilla, aktiivisesti ja ylpeinä he esittelivät oman yrityksensä toimintaa ja messutarjouksia. Kuului kysymyksiä: ”Tunnetko yrityksemme toiminnan? Onko tämä palvelu sinulle tuttu? Tahtoisitko oppia lisää? Mistä voisit olla kiinnostunut?”

Messuosaston tavoitteet ja viestit oli mietitty, työvuorot oli suunniteltu, ja huolehdittu oli myös siitä, että jokaisella säilyi riittävä energiataso kohtaamisiin. Myös sosiaaliseen mediaan ja messuja tukevaan markkinointiviestintään oli satsattu. Kävi selkeästi esille että ero oli suuri niillä yrityksillä jotka olivat vastaanottaneet koulutukseni sekä vieneet sen käytäntöön, verrattuna niihin, jotka pakenivat kännyköiden ja messuosaston somisteiden taakse, tietämättöminä siitä miksi messuille osallistutaan.

Kouluttautuminen kannattaa!

Valitse syksyn koulutusvaihtoehdoista sinulle sopivin:

Webinaarit. Kaksi erilaista koulutusvaihtoehtoa sinulle, joka olet kiireinen ja tahdot uutta tietoa nopeasti. Voit myös palata haluamaasi sisältöön myöhemminkin.

Tapahtuman järjestämisen ABC sinulle, joka olet melko uusi tapahtumien parissa. Tehokas puolitoistatuntinen kattaa kaikki tapahtumasuunnittelun perusasiat tavoitteista jälkimarkkinointiin. Lue lisää ja ilmoittaudu.

Moniaistiset tapahtumat - aistien käyttö tapahtumissa on syventävä, tunnin kestävä webinaari sinulle, joka tahdot saada lisää vaikuttavuutta ja elämyksiä tapahtumiisi. Lue lisää ja ilmoittaudu.

Verkkokurssi on hyvä vaihtoehto sinulle, joka olet kiireinen ja haluat opsikella omaan tahtiin ja vaikka heti. Verkkokurssilla opit tapahtumasuunnittelun Onnistuneen tapahtuma-mallin mukaan. Lue lisää ja ilmoittaudu tästä.

Kaksi päivää kasvokkain - jo perinteeksi muodostunut koulutus, jossa osallistujat itse muokkaavat sisältöä haluttuun suuntaan. Kahdessa päivässä ehditään syventyä tapahtumien mitattaviin tavoitteisiin, sosiaalisen median käyttöön tapahtumissa sekä tapahtumien viestintään ja markkinointiin. Lue lisää ja ilmoittaudu ”Tapahtumamarkkinointi - järjestä onnistunut tapahtuma” -koulutukseen täältä.

Tapahtuma on sisältö -jatkosarjan edelliset kahdeksan osaa löytyvät aiemmista e-Vinkeistä.

Valaistus ja valot

Valaistus vaikuttaa tapahtuman tunnelmaan, ja valot toimivat mainiosti myös osana tapahtuman somistusta. Jos budjetti on pieni ja investoidaan bändiin, kannattaa kysyä, olisiko heillä ylimääräisiä 'spotteja' sekä värivaloja hyödynnettäväksi ja tapahtuman tunnelmaa luomaan.

Valaistus vaikuttaa myös osallistujiin. Liian hämärässä väsyttää, mutta liian kirkkaassa voi olo olla kuin 'hollitallissa'. Tarkista valaistus aina ennakkoon. Asia on tärkeä myös esiintyjän kannalta: ei ole helppoa ottaa kontaktia yleisöön, jos valo loistaa suoraan silmiin. Muista, että esiintyjä on tapahtuman sisältö!

Evento Awards tapahtuma-alan kilpailu on jälleen käynnissä!

Tule kuulemaan viime vuoden voittajien tarinat, sekä miten käynnissä oleva tapahtuma-alan kilpailu on uudistunut.

MPI Finlandin aamutilaisuus järjestetään Hotel Havenin auditoriossa perjantaina 10.11.2017. Tilaisuus on maksuton jäsenille sekä MPI Finlandin toimintaan tutustujille. Lue lisää ja ilmoittaudu.

Viimeisimpiä #tapahtumatohtorin blogeja

Saisinko alkoholittoman kiitos! Päätin kokeilla alkoholittomuutta. Tapahtumiin astellessani tilanne onkin mielenkiintoinen. Kuulun vähemmistöön, joka ei nauti tarjottavana lähes normiksi lukeutuvaa tervetuliais-kuohuvaa. Usein tarjottimelta löytyy...lue koko juttu.

Yritystapahtuma, benjihyppyjäkö? Yritystapahtumat eivät ole benjihyppyjä, tai ainakaan pelkästään sellaisia. Kovin usein kuulen lauseen: ’Järjestetään jotakin kivaa’! Lue lisää...

Tämä on Faustus Oy:n uutiskirje. Faustus on vuonna 2007 perustettu tapahtuma-alan koulutus- ja konsulotintiyritys. Lue lisää www.faustus.fi