Keskusteluja tapahtumatoimiston kanssa / Blogi 1306 osa4

22.6.2015

Hoppa lavalla

Olin monen vuoden jälkeen ’pääsemässä’ jälleen tapahtumatuottajaksi. Koulutan työkseni tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, kun toiset erikoistuvat luontevasti tapahtuman tuottamiseen.

Ymmärsin, että kyse on parinsadan hengen tilaisuudesta surehkossa tilassa. Ymmärryksen kautta ensimmäinen ajatukseni oli ehdottomasti olla yhteydessä tapahtumatoimistoon. Huolimatta siitä, että itsellämme oli selkeät sävelet tapahtumalle ja sen idealle. Meillä oli jo ajatuksia somistuksesta, tarjoiluista ja ohjelmasta. Tuossa vaiheessa, en täysin hahmottanut, että tarvitsemmekin vain osaa tapahtumatoimiston tarjonnasta.

Kävimme  briifaamassa tapahtuman tapahtumatoimistolle ja he arvelivat tapahtuman hinnaksi tulevan muutamia kymppejä per henkilö, kuitenkin alle sata euroa. Tämä kuulostikin mielestämme budjettiin sopivalta. Muistan tuon perjantain, kun tulimme tapahtumatoimistossa. Miten helpottavalta tuntui, kun oli saanut siirrettyä kaiken 1306 tapahtumaan liittyvän siihen erikoistuneelle taholle.

Muutaman viikon kuluttua tapasimme uudelleen heidän vastaehdotuksen parissa. Tuossa vaiheessa huomasin, miten omat ajatuksemme ja toimiston ajatukset olivat solmusssa. Mikä on kunkin idea? Kuka on keksinyt mitäkin? Jos tämä yhteistyö ei etene, mistä me maksamme ja mikä on oikeudenmukainen korvaus jo tehdystä? Tapahtumatoimistolla oli myös raikkaita uusia ideoita ja kattava kokonaisuus, johon kuuluivat kaikki alihankinnat, tapahtuman rakentaminen ja valvonta. No – nyt hintakin oli muuttunut yli kolminkertaiseksi.

Rupesimme purkamaan tuota kokonaisuutta ja miettimään mitä oikeasti tarvitsemme, kun järjestämme suljetun yksityistilaisuuden. Miten paljon tekniikkaa tarvitsemme? Miten paljon somistusta? Millaisella tarjoilulla tapahtuman teema tulee parhaiten esille? Kuka tekee visuaalisen ilmeen? Miten visuaalisuus näkyy tapahtumapaikassa, entä ohjelma ja esiintyjät? Huomasimme että projektitiimin, jonka myöhemmin nimitimme huoltotiimiksi, kautta oli yhteyksiä tekniikan tarjoajiin, muusikoihin, esiintyjiin – siis lähes kaikkeen. Minut nimitettiin projektipäälliköksi, tapahtumatuottajaksi ja tapahtuman osaset jaettiin huoltotiimin kesken.

Kävimme hyvässä hengessä toimiston kanssa keskustelun ja ostimme tarvittavat osaset. Muuten jatkoimme omin voimin. Tapahtumaprojekti oli saanut uuden vaiheen ja se oli palannut lyhyeltä tripiltä omiin käsiin.

Seuraava kiireellinen asia oli kutsu- ja kutsuprosessi, josta seuraavassa blogikirjoituksessa.

 

 

Kommentit on suljettu.