Kutsu ja kutsuprosessi / Blogi 1306 osa5

7.7.2015

iv60tiiserikuva

Kutsu on tapahtuman esite. Parhaimmillaan jo kutsu ilmentää tapahtuman tunnelmaa. Kutsun tunnelma työntyy siitä samasta aiemmin mainitusta ’ideasta’, eikäpä synny itsestään apuvälineistä ja tekniikoista huolimatta. Aikaa ja mukavaa äherrystä sekin vaatii.

Koska kyseessä on yli satapäinen joukko kutsuttavia, päädyimme ajansäästön vuoksi sähköpostikutsuun. Tavoittamisen varmistamiseksi sitä tuettiin tulostetulla kutsulla etukäteen arvioituun tiettyyn kohderyhmään. Sähköposti, etenkin synttärijuhlaan, on vähän arkinen, mutta katuosoitteiden metsästys tuntui kovin haasteelliselta. Todetaan kuitenkin, että erityisesti sähköposti-osoitteet täytyy olla tarkalleen tiedossa ja oikein kirjoitettuna, joten tovi siihenkin hurahti.

Tärkeä on myös se, kenelle kutsu osoitetaan – kenen sähköpostiosoitteeseen? Päädyttiin siihen, että kun kyse on avec-tapahtumasta, osoitetaan kutsu henkilölle, jonka juhlittava paremmin tunsi tai esim. työn kautta on luonteva yhteys. Jälleen saimme huomata, kuinka idea jalostui. Garage –autotalliteemaan asettui mukavasti kutsuttaviksi kuski ja apukuski. Näin kohdistaminenkin syventyi.

Apuväline-/työkalupakissa meillä oli mahdollisuus käyttää kutsuprosessiin Lyyti – järjestelmää (www.lyyti-palvelu.fi). Se antoi mahdollisuuden ideoida toimivan, jopa ajastetun nelivaiheinen kutsuprosessin. Lyyti osoittautui verrattomaksi apunaiseksi huoltotiimille koko kevään ajaksi. Päätimme ensin hyvissä ajoin lähettää ennakkokutsun, jotta vieraat voisivat välttyä kesäviikonlopun päällekkäisyyksiltä ja tehdä rauhassa valintansa. Varsinainen kustu lähetettiin usealle eri kohdejoukolle.  Kutsussa toivottiin, että kutsutut ilmoittaisivat sekä osallistumisesta, että esteestä. Olipas innostavaa nähdä online tilanne Lyytistä –  moniko oli ilmoittautunut tai estynyt. Harmittavasti aika moni meistä vieläkin ajattelee, että kun ollaan hiljaa, ei tarvitse laittaa osallistujalistalle. Toki lähetys voi olla singahtanut bittiavaruuteenkin, jota varten kutsu toistettiin.

Lyytistä lähetettiin ilmoittautumisesta vahvistus suoraan sähköpostiin. Tämän lisäksi pariviikkoa ennen juhlaa lähetimme muistutuksen, sekä tarkempaa tietoa saapumisesta. 24 tuntia ennen Garagen ovien avautumista, lähti vielä ajastettu viesti mobiiliin ja muistutus QR-koodista, joka toimisi juhlan pääsylippuna.

Garagen ovet avautuivat ja QR-koodit skannattiin Lyytin mobiilisovelluksella parin huoltoasentajan toimesta. Tämä toimi erityisen hyvin. Ne joilla ei ollut älymobiilia käytössä, olivat tulostaneet sähköpostiin saapuneen vahvistuksen. Hyödyntämällä pääsylippujen skannausta ovella – kun kyse oli yli kahdensadan hengen tapahtumasta – saimme suoraan tiedon: moniko ilmoittautuneista saapui paikalle ja mikä oli no show.

Eikä sillä hyvä, että on päätetty kutsuttavat ja kutsuprosessi, vielä tarvitaan visuaalinen ilme ja viestit. Kun jokaista sanaa pitää vähän maistella ja maustaa, tuntui välillä, että yhden viestin synnyttämiseen kului turhankin paljon aikaan. Usein se syntyi näin: huoltotiimi ideoi suuret linjaukset, joista projektipäällikkö teki konkreettisen ehdotuksen. Ja tämän kaiken hyväksyi erinäisten rotaatiokierrosten jälkeen itse juhliva henkilö.

Sanallisten viestien lisäksi kutsun visuaalinen ilme on merkityksellinen, koska se antaa lupauksen tapahtumasta. Sen pitäisi synnyttää tunnetta, joka lunastetaan itse juhlassa. Tässä kohtaan hyödynsimme tapahtumatoimiston ammattiapua – ja tuosta visuaalisesta ilmeestä – niin kuin usein – syntyikin punainen lanka ja sydän koko tapahtumalle.

Tapahtuman visuaalisesta ilmeestä, sekä sen synnyttämisestä seuraavassa blogissa.

 

Kommentit on suljettu.