Tapahtuman johtaminen / Blogi 1306 osa12

13.1.2016

Tapahtuman johtaminen

Vähän niin kuin vaivihkaa päädyin johtamaan Garage Party  -tapahtumaa. Pienikin tapahtuma vie aikaa vähintäänkin 100 tuntia, joten miten paljon sitten tällainen suuren autohallin kokoinen tapahtuma?

Alussa kirjasin ylös työtunteja, kunnes tapahtuma saapui uniinikin. Ja niin hiipui uni- ja hereilläolotuntien kirjaaminen. Menihän idean synnyttämiseenkin tuo 1000 kilometriä eli puolitoista työpäivää. Tällä kaavalla viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen meni yli kolmetuhatta kilometriä, perinteisesti melkein viikon päivät. Kokouksia oli kymmeniä kasvotusten sekä puhelimessa. Ja tapahtumapaikalla kävin eri alihankkijoiden kanssa puolenkymmentä kertaa. Tapahtuman johtaminen on aina yhtä jännittävän moniulotteista, kiintoisaa ja antoisaa. Se on kuin tilkkutäkki, jossa jokainen osanen mallataan kohdalleen, jotta kuten tilkkutäkki, se sitten toimii myös käyttö- eli toteutusvaiheessa. Yksi kaikkien toimijoiden yhteinen kokous sovittiin heti projektin alussa pidettäväksi viikkoa ennen H-hetkeä. Ja olipas hyödyllistä kuulla kaikkien osatekijöiden roolit ja liittyminen kokonaisuuteen. Viimeistään silloin trimmattiin palaset yhteen ja syvennettiin tapahtumaymmärrystä.

Dokumentointi ja kaiken kirjaaminen on osa tapahtuman johtamista, kun osasia ja muistamista on paljon. Itselleni parhaita välineitä ovat kynä ja paperi sekä toki excel. Tiedän ja tunnen henkilöitä, jotka käyttävät Telloa, Smartsheetiä tai MS project – työkaluja tapahtumaprojektin hallinnointiin. Kun työkseen tuottaa useita tapahtumia yhtäaikaisesti, on toki viisasta opetella käyttämään työhön parhaiten soveltuvia työkaluja aikataulujen, resurssien ja tulosten ohjaamiseen. Tämä säästää koko projektiryhmän aikaa. Nykyään toimii myös jokin sosiaalisenmedian kanava, vaikka oma Facebook ryhmä, jossa tapahtumaan tarvittavia päätöksiä ja valintoja voi joukkoistaen näppärästi ideoida ja uudelleen muokata.

Huoltotiimi jakoi tämän projektin osiin. Itse johdin suunnittelun, rakentamisen sekä purkamisen, mutta itse tapahtumassa olin juhlassa muiden mukana. Tapahtumanaikaisen vastuun ja johtamisen hoiti luottohenkilö, Sari. Tämä ositus toimi Garaga Party -tapahtumassa. Oleellista on, että aina on yksi nimetty henkilö, joka vastaa ja päättää. Tästä mieleenpainuvana esimerkkinä oli heti alkuun lauennut palohälytys. Summerien alkaessa soida ensimmäinen ajatukseni oli juosta korjaamaan asia, kunnes muistin, että roolini oli toinen. Syrjäsilmällä näin, että tilanne oli hallussa, joten ’ihan kuin ei mitään olisi tapahtunutkaan’ jatkoin vieraiden kättelyä.

Tästäpä aasinsilta seuraavaan tarinaan, jossa puhutaan turvallisuudesta ja luvista.

 

 

 

 

Kommentit on suljettu.