Tarjoilut ja niiden kilpailuttaminen / Blogi 1306 osa9

30.8.2015

2015-05-08 16.31.24

Yrittäjänä pyrin myös kannustamaan uusia yrittäjiä, vastustamatta täysin suuria vakiintuneita pelaajiakaan. Prosessimme kuluessa on taas kirkastunut miksi useat tapahtumatoimistot käyttävät samoja alihankkijoita esimerkiksi tarjoiluihin. Tarjoilut ovat kiistatta merkityksellisessä osana tapahtumaa. Joskus ne tuntuvat saavan pääosan. Huoltotiimille oli kuitenkin selvää, mikä on tarjoilun linja – sankarin ja luotavien olosuhteiden – se olisi katuruokaa. Yksinkertaista ja garagetyyliin tarjoiltuna, kuitenkin suurelle vierasjoukolle.

Tarjouksen pyysimme viideltä toimijalta, koska tahdoimme tutustua myös uusiin, ei vielä nimekkäisiin catering vaihtoehtoihin. Tarjouskierrokselle valikoitui toimijoita, joista olin kuullut ennalta tai vain googlehaun perusteella. Oli mielenkiintoista huomata, että itse ruuan hinta oli melko lailla sama, vaikka sisällöt vaihtelivat hyvinkin paljon. Tarjoajat olivat mukavasti oivaltaneet teeman ja tarjosivat hampurilaisia, hodareita, texmexiä jne. erilaisin lisukkein.

Oma haaste syntyi tarjousten vertailusta. Joku toimittajista ilmoitti hinnat alvittomana etusivulla, toinen  laskutti juomien kylmettämisestä. Kolmas myös roskien ja tyhjien pullojen kuljettamisesta. Lisäksi tarjoilu- ja keittiöhenkilökunnan tarve vaihteli ja tuntihinnatkin jonkin verran. Onneksi on excel –niminen toiminnanohjausjärjestelmä, joka kuitenkaan ei kertoisi miltä ruoka maittaa. Huoltotiimi päätyi suosituksen perusteella vaihtoehtoon, joka oli löytänyt annosten rakenteluun aimo annoksen garage-henkeä.

Koska ennakkomaistatus on viisasta, niin myös huoltotiimi kuuden hengen voimin kävi maistamassa ruuat etukäteen. Tämä osoittautuikin hyödylliseksi, koska tuon perusteella rustasimme menuuta vielä tarkemmaksi ja toisaalta rakentui juhlijoille myös lisää erilaisia vaihtoehtoja nautittavaksi. Uutta menuuta emme kuitenkaan, enää ehtineet maistamaan. Päivän sitten koittaessa ruoka saapui paikalle, vieraat saivat nautittavaa, sitä riitti ja se maistui garage-hengessä.

Tämä osuus olikin opettavaisin koko suunnittelussa ja prosessissa. Yksikään kysymys tai sen toistaminen suunnitteluvaiheessa ei ole turhaa. Prosessin näkökumasta tarkistaminen ja varmistaminen ovat oleellinen osa johtamista, eikä pidä tyytyä puolinaisiin vastauksiin, eikä luottaa ’olemme ennenkin hoitaneet homman’. Omaa hölmöyttä, laiskuutta tai osaamattomuutta on jättää varmistuksen varmistus väliin tapahtumassa kuin tapahtumassa.

Keskustelun aiheita cateringin valintaan:

  • Perusruuan hinta alv ja alv 0
  • Tarjoiluhenkilökunnan tarve/vieraat
  • Erilaisten henkilöiden rooli ja työhön käytettävä aika
  • Tarjoiluhenkilökunnan vaatetus ja perehdyttäminen tapahtumaan
  • Tarjoiluastiat, ruokaliinat, liinat, kyltit
  • Rikkoutuneiden astioiden korvaaminen
  • Ruuan esillelaitto, somistukset
  • Roskien vienti, tyhjät pullot, pullopantit ja niiden kuljettaminen
  • Juomien varastointi ja kylmettäminen
  • Jäännösruuan kohtalo
  • Tapahtumahenkilökunnan ruokailu
  • Maistatus mahdollisuus

Seuraavassa kerron miten organisoimme Flash Mobin tapahtumaan.

 

Kommentit on suljettu.