Kun tapahtuman idea on synnytetty, siihen oli käytetty vain tuhat kilometriä ja yksi yö hauduttamiseen. Aika sujuvasti, paikoin 100 km/h, syntyi idea kantamaan kokonaisuutta. Idea on se sydän, jonka ympärille tapahtuma suunnitellaan ja kudotaan. Ennen kutomista suunnitteluun sisältyy monia yksittäisiä asioita, joista yksi on paikan valinta. Onneksi tapahtumapaikan valintaan on nykyisin apuvälineitä, joten ei muuta […]
Lue lisää »
Olin monen vuoden jälkeen ’pääsemässä’ jälleen tapahtumatuottajaksi. Koulutan työkseni tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista, kun toiset erikoistuvat luontevasti tapahtumien tuottamiseen. Ymmärsin, että kyse on parinsadan hengen tilaisuudesta suurehkossa tilassa. Ymmärryksen kautta ensimmäinen ajatukseni oli ehdottomasti olla yhteydessä tapahtumatoimistoon. Huolimatta siitä, että itsellämme oli selkeät sävelet tapahtumalle ja sen idealle. Meillä oli jo ajatuksia somistuksesta, tarjoiluista ja […]
Lue lisää »
Kutsu on tapahtuman esite. Parhaimmillaan jo kutsu ilmentää tapahtuman tunnelmaa. Kutsun tunnelma työntyy siitä samasta aiemmin mainitusta ’ideasta’, eikä synny itsestään apuvälineistä ja tekniikoista huolimatta. Aikaa ja mukavaa äherrystä sekin vaatii. Koska kyseessä on yli satapäinen joukko kutsuttavia, päädyimme ajansäästön vuoksi sähköpostikutsuun. Tavoittamisen varmistamiseksi sitä tuettiin tulostetulla kutsulla etukäteen arvioituun tiettyyn kohderyhmään. Sähköposti, etenkin synttärijuhlaan, […]
Lue lisää »
Olen joskus saanut kutsuja, jotka herättivät mielikuvia ja odotuksia, mutta tapahtumasta poistuessani olen huomannut, että eivät ne aivan toteutuneetkaan. Tässä onkin tapahtumien yksi haaste, odotusten ja lupausten täyttyminen. Haasteelliseksi sen tekee mm. kutsu, joka on lähetettävä tarpeeksi ajoissa, jopa useita viikkoja ennen. Voi olla, ettei tuossa hetkessä ole vielä ehditty miettiä itse tapahtumaa, ohjelmaa ja […]
Lue lisää »
Yksityiskohdat, pienet asiat ja huomiot, jotka sulautuvat tapahtuman ideaan ja teemaan, punovat punaista lankaa, jolla kudotaan toivottu tapahtumakokonaisuus. Tapahtuma on kokemusten summa. Yksityiskohdat ovat mielellään sellaisia, että ne antavat osallistujalle hoksaamisen ja löytämisen ilon. Tästä löytämisestä ja tällä kertaa tilan mahdollistamasta ’kuljailusta’ lähdettiin ideoimaan ja suunnittelemaan näitä pieniä kudelmia, yksityiskohtia tähän Garage Partyyn. Yksi selkeä […]
Lue lisää »
Yrittäjänä pyrin myös kannustamaan uusia yrittäjiä, vastustamatta täysin suuria vakiintuneita pelaajiakaan. Prosessimme kuluessa on taas kirkastunut miksi useat tapahtumatoimistot käyttävät samoja alihankkijoita esimerkiksi tarjoiluihin. Tarjoilut ovat kiistatta merkityksellisessä osana tapahtumaa. Joskus ne tuntuvat saavan pääosan. Huoltotiimille oli kuitenkin selvää, mikä on tarjoilun linja – sankarin ja luotavien olosuhteiden – se olisi katuruokaa. Yksinkertaista ja garagetyyliin […]
Lue lisää »
Tapahtumakin tarvitsee onnistuakseen tekniikkaa. Tarvitaan tarpeeksi sähköä, sopivasti lämpöä tai viilennystä lisäksi somistukseen ja äänentoistoon liittyvää audiovisuaalisia tehosteita. Tekniikan hoitaminen on asiantuntijalaji, jonka hoitamisessa kannattaa aina kääntyä osaavan ja sopivan kokoisen toimijan puoleen. Tekniikka syö usein tapahtumabudjetista suuren osan yhdessä tarjoilujen kanssa. Kannattaa siis olla tarkkana mitä oikeasti tarvitaan tai mikä on välttämätöntä? Huoltotiimi päätti […]
Lue lisää »
Maaginen luku tapahtumassa on 200 ja kun se ylittyy, edellytetään erilaisia lupia. Silloin vaaditaan suunnitelmat ja luvat liittyen tapahtuman turvallisuuteen, pelastussuunnitelmaan, ensihoitoon, sammutuskalustoon jne. Toinen maaginen ilmaisu on yleisötilaisuus. Maagisten asioiden taustalla ovat kuitenkin tapahtumien turvallisuutta säätävä Pelastuslaki 379/2011 sekä asetus pelastustoimesta 407/2011. Garage Partyn huoltotiimissä turvallisuudesta vastaava Tero osasi avata ja painottaa turvallisuuden merkityksen. […]
Lue lisää »Sympaattinen, interaktiivinen ja globaali. Näillä sanoilla kuvailisin Bulgarian Sofiassa pidettyä tapahtuma-alan konferenssia Eventexiä. Eventexissä palkitaan globaalisti alan osaajia. Tämän vuoden konferenssi piti sisällään seminaarin, gaalajuhlan sekä koulutuksia. Tapahtuma järjestettiin jo kuudetta kertaa. Tämän vuoden Eventexissä mukana oli nelisensataa osallistujaa. Tapahtuma pidettiin miljoonakaupungissa, mutta tapahtuma oli varsin kompakti ja sympaattinen. Usealle osallistujalle […]
Lue lisää »
Tapahtuma on tilaisuus – kirja ilmestyi ensimmäisen kerran syksyllä 2003. Ja uusin laitos kirjasta on juuri ilmestynyt. Lukijalle tämä tarkoittaa uutta sisältöä, uusia esimerkkejä ja luettavaa koko tapahtuma-alasta. Uutta sisältöä on muunmuassa • digitaalisuus tapahtumissa • muutosajattelu – tapahtuman suunnittelussa • tuloksellisuus – mittaaminen tapahtuman voimana • tarinan voima • esimerkkejä onnistuneista ja palkituista tapahtumista Uuni tuoreen kirjan saavat kotiin […]
Lue lisää »
Vuosi tapahtuman jälkeen voi suodattaa esiin tunnelmia, muistiinpanoja ja muistikuvia tapahtumasta, sekä sen suunnittelusta. Lienee oikein todeta, että jos mitään ei tulisi mieleen, niin tokkopa siitä olisi jäänyt osallistujillekaan muistijälkiä. Tuolloin myöskään aistien käyttö ja vaikuttavuus ei olisi ollut paras mahdollinen. Näin ei kuitenkaan tainnut olla Garage Partyn kohdalla. Suuri projekti, jolla pieni projektiryhmä, johti […]
Lue lisää »
Tapahtumatohtorin ensimmäinen aamumiiting vietettiin Lapinlahden sairaalan tunnelmissa ja historian havinaa huokuvassa sairaalan auditoriossa. Idea tapahtumalle syntyi uusimmasta Tapahtuma on tilaisuus – kirjan sisällöstä. Oli tarvetta kertoa tapahtuma-alan uusista tuulista, tarinallistamisesta ja johdon sitoutumisesta tapahtumiin. Tapahtumassa olivat puhumassa tapahtumatohtorin lisäksi Tarinakoneen Anne Kalliomäki sekä Danfossin Heikki Hiltunen. Kiitos osallistujille ajasta, kannustavasta palautteesta […]
Lue lisää »
Minulla on ollut ilo nähdä kansainvälisten tapahtumien parhaimmistoa, sellaisia jotka on valikoituneet tapahtumakilpailujen terävimpään loppuottelijajoukkoon. Usein ne ovat myös spektaakkelimaisia, suuria tuotantoja joissa on mahtipontisia ilotulituksia ja rahaa käytetään todella paljon. Mahtipontisuus ei kuitenkaan ole itsetarkoitus. Tapahtuma-alan kilpailussa tuomaristo koostuu monipuolisesta alan osaamisesta. Näkemystä ja kokemusta on laajasti, joten kyllä tuomaristo näkee kokemuksellaan ilotulituksien taakse. […]
Lue lisää »
Onko sinulla tulossa tapahtuma, mutta sisältö vielä avoinna? Tilaa tapahtumatohtori puhumaan. ”Helena alias tapahtumatohtori oli yli sadan hengen asiakastapahtumassamme puhumassa tapahtuma-alan asiantuntijoille. Esityksessä oli asiaa energisesti ja viihdyttävästi ilmaistuna otsikkona Tapahtumatohtorin resepti. Kokemuksesta voimme suositella” Aila Asu, asiakkuuspäällikkö, Musiikkitalo. Kesto voi olla puolesta tunnista – kahteen tuntiin. Tapahtumatohtori puhuu myös ilman ppt-esitystä. Hyvä otsikko on esimerkiksi Tapahtumatohtorin […]
Lue lisää »
Tapahtuma on tilaisuus jokaisen tapahtuman järjestäjän koulutuspäivä pidettiin mukavissa tunnelmissa Huone Helsingissä. Osallistujien joukossa oli tällä kertaa konkareita, mutta myös oppipoikia. Tiivis päivä oppimista, jakamista sekä tarinoita omista ja toistemme kokemuksista. Uusia ideoita haettiin ja niitä palautteen mukaan myös saatiin. Sari kertoi, että kotiinviemisenä oli vähintäänkin kymmenen uutta ideaa seuraavaan tulevaan tapahtumaan sekä tapahtuman järjestämiseen. […]
Lue lisää »
Tapahtuma on tilaisuus – tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen on jokaisen tapahtumanjärjestäjän opas. Siinä käsitellään tapahtumamarkkinontia laajasti ja pohditaan esimerkiksi sitä, miten tapahtumia voidaan hyödyntää paremmin organisaatioiden markkinointiviestinnässä. Tilaa kirja käyttäen kuponkikoodia TAPAHTUMA kustantajan verkkokaupausta täältä saat kirjan hintaan 55 euroa (sisältää toimituskulut) kun ovh on 69,50 euroa. Opas on helppolukuinnen ja uusin laitos sisältää uusinta tietoa tavoitteista, […]
Lue lisää »
Vierastaidoista puhutaan vähemmän, sillä usein nostamme esiin tapahtumajärjestäjän velvollisuudet ja vastuut. Mutta kyllä vaan, myös vieraalta odotetaan tai voidaan odottaa vähintäänkin hyvää käytöstä. Ensimmäisiä asioita, johon toivon, että potentiaalinen vieras, siis kutsun saaja, reagoi on itse kutsu. Kutsuhan on lahja saajalleen. Kutsu ’oikeuttaa’ vastaanottajan tuntemaan itsensä erityiseksi, kun kuuluu kutsuttujen joukkoon. Kutsun saajan tulisi osoittaa […]
Lue lisää »
Huhtikuu on ollut todellinen tapahtumakuukausi! Kuun alussa jaoimme Evento Awards – palkinnot Finnkinossa Helsingissä. Voittajat löytyvät täältä. Kuukauden alussa 4.4. vietetään myös Global Meetings Industry Daytä #GMID. Suomessa ei päivää vielä paljon noteerata, mutta maailmalla erilaisin tapahtumatempauksin. Oman sijansa on saanut Kongressimessut tapahtuma-alan tapahtumana, joka tänä vuonna sattui huhtikuulle. Messuilla kuulimme muun muassa Evento Awards […]
Lue lisää »
Millaisia ovat tulevaisuuden tapahtumat? Millaisiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin ihmiset tarttuvat? Milloin ja millaisia tapahtumia kannattaa järjestää? Mitä tapahtumajärjestäjän täytyy osata muuttuneessa maailmassa? Miten tapahtumamarkkinointi kehittyy ja mikä säilyy ennallaan tapahtuman suunnittelussa? Osallistu webinaariin, jossa saat ideoita tulevaisuuden tapahtumien järjestämiseen ja jossa luokitellaan tapahtumat uudella tavalla. Ajatteletko, että tapahtumia ei enää tarvita? – Päinvastoin niitä tarvitaan […]
Lue lisää »
Tapahtuma on tilaisuus -kirja oli tovin loppuunmyyty, mutta nyt on tilattavissa jälleen. Uusin laitos on turkoosin värinen ja voit tehdä tilauksen tästä
Lue lisää »