Kun tapahtuman idea on synnytetty, siihen oli käytetty vain tuhat kilometriä ja yksi yö hauduttamiseen. Aika sujuvasti, paikoin 100 km/h, syntyi idea kantamaan kokonaisuutta. Idea on se sydän, jonka ympärille tapahtuma suunnitellaan ja kudotaan. Ennen kutomista suunnitteluun sisältyy monia yksittäisiä asioita, joista yksi on paikan valinta. Onneksi tapahtumapaikan valintaan on nykyisin apuvälineitä, joten ei muuta […]
Lue lisää »
Kutsu on tapahtuman esite. Parhaimmillaan jo kutsu ilmentää tapahtuman tunnelmaa. Kutsun tunnelma työntyy siitä samasta aiemmin mainitusta ’ideasta’, eikä synny itsestään apuvälineistä ja tekniikoista huolimatta. Aikaa ja mukavaa äherrystä sekin vaatii. Koska kyseessä on yli satapäinen joukko kutsuttavia, päädyimme ajansäästön vuoksi sähköpostikutsuun. Tavoittamisen varmistamiseksi sitä tuettiin tulostetulla kutsulla etukäteen arvioituun tiettyyn kohderyhmään. Sähköposti, etenkin synttärijuhlaan, […]
Lue lisää »
Yksityiskohdat, pienet asiat ja huomiot, jotka sulautuvat tapahtuman ideaan ja teemaan, punovat punaista lankaa, jolla kudotaan toivottu tapahtumakokonaisuus. Tapahtuma on kokemusten summa. Yksityiskohdat ovat mielellään sellaisia, että ne antavat osallistujalle hoksaamisen ja löytämisen ilon. Tästä löytämisestä ja tällä kertaa tilan mahdollistamasta ’kuljailusta’ lähdettiin ideoimaan ja suunnittelemaan näitä pieniä kudelmia, yksityiskohtia tähän Garage Partyyn. Yksi selkeä […]
Lue lisää »
Yrittäjänä pyrin myös kannustamaan uusia yrittäjiä, vastustamatta täysin suuria vakiintuneita pelaajiakaan. Prosessimme kuluessa on taas kirkastunut miksi useat tapahtumatoimistot käyttävät samoja alihankkijoita esimerkiksi tarjoiluihin. Tarjoilut ovat kiistatta merkityksellisessä osana tapahtumaa. Joskus ne tuntuvat saavan pääosan. Huoltotiimille oli kuitenkin selvää, mikä on tarjoilun linja – sankarin ja luotavien olosuhteiden – se olisi katuruokaa. Yksinkertaista ja garagetyyliin […]
Lue lisää »Olin kuuntelemassa kun Elling Hamso puhui tapahtumatoimisto Sisters Incin aamutilaisuudessa. Teemana oli tapahtumien mittaaminen ja ROI, jolla tarkoitetaan tapahtumaan investoinnin tuottoa. Markkinointiin liittyvässä keskustelussa puhutaan ROMI:sta eli Retrun On Marketing Invest. ROI organisaatio on luonut oman ROI pyramidin ja teorian, miten tapahtuman arvo lasketaan. Perusajatus on se, että jokaisen tapahtuman tulee tuottaa osastujalle arvoa. Lisäksi […]
Lue lisää »
Jokaiseen tapahtumaan on hyvä saada jotakin yllätyksellistä. Sellaista, joka voisi mieleenpainuvasti yllättää osallistujan ja toisinaan jopa isännän itse. Usein parhaat ideat syntyvät kun tutustun tapahtumapaikkaan ja näin kävi tälläkin kertaa. Jo ensimmäisellä Kattilahallin käynnillä piirtyivät mieleeni autot, kuulin musiikin ja näin yllätysmomentin tanssin kautta. Varsinkin näin syntymäpäiväjuhlaa järjestäessä on hyvä huomioida niin isäntä kuin kutsuvieraat. […]
Lue lisää »Sympaattinen, interaktiivinen ja globaali. Näillä sanoilla kuvailisin Bulgarian Sofiassa pidettyä tapahtuma-alan konferenssia Eventexiä. Eventexissä palkitaan globaalisti alan osaajia. Tämän vuoden konferenssi piti sisällään seminaarin, gaalajuhlan sekä koulutuksia. Tapahtuma järjestettiin jo kuudetta kertaa. Tämän vuoden Eventexissä mukana oli nelisensataa osallistujaa. Tapahtuma pidettiin miljoonakaupungissa, mutta tapahtuma oli varsin kompakti ja sympaattinen. Usealle osallistujalle […]
Lue lisää »
Tapahtumatohtorin tapahtumamarkkinointi webinaarit sopivat henkilöille, jotka työskentelevät tapahtumien parissa ja haluavat suunnitella ja toteuttaa yhä tuloksekkaampia tapahtumia. Henkilöille jotka haluavat aikaansaada liiketoimintaa tukevia tapahtumia. Kokonaisuus toimii erittäin hyvin myös henkilölle, joka on uusi tapahtuma-alalla tai tapahtuman järjestäjänä ja haluaa ymmärtää kokonaisuuden, mistä on kyse onnistuneen tapahtumakokonaisuuden synnyttämisessä. Kokonaisuus sopii myös itseoppineelle ja erityisesti ’inhouse’ tapahtumia […]
Lue lisää »
Vuosi tapahtuman jälkeen voi suodattaa esiin tunnelmia, muistiinpanoja ja muistikuvia tapahtumasta, sekä sen suunnittelusta. Lienee oikein todeta, että jos mitään ei tulisi mieleen, niin tokkopa siitä olisi jäänyt osallistujillekaan muistijälkiä. Tuolloin myöskään aistien käyttö ja vaikuttavuus ei olisi ollut paras mahdollinen. Näin ei kuitenkaan tainnut olla Garage Partyn kohdalla. Suuri projekti, jolla pieni projektiryhmä, johti […]
Lue lisää »
Tapahtumatohtorin ensimmäinen aamumiiting vietettiin Lapinlahden sairaalan tunnelmissa ja historian havinaa huokuvassa sairaalan auditoriossa. Idea tapahtumalle syntyi uusimmasta Tapahtuma on tilaisuus – kirjan sisällöstä. Oli tarvetta kertoa tapahtuma-alan uusista tuulista, tarinallistamisesta ja johdon sitoutumisesta tapahtumiin. Tapahtumassa olivat puhumassa tapahtumatohtorin lisäksi Tarinakoneen Anne Kalliomäki sekä Danfossin Heikki Hiltunen. Kiitos osallistujille ajasta, kannustavasta palautteesta […]
Lue lisää »
Minulla on ollut ilo nähdä kansainvälisten tapahtumien parhaimmistoa, sellaisia jotka on valikoituneet tapahtumakilpailujen terävimpään loppuottelijajoukkoon. Usein ne ovat myös spektaakkelimaisia, suuria tuotantoja joissa on mahtipontisia ilotulituksia ja rahaa käytetään todella paljon. Mahtipontisuus ei kuitenkaan ole itsetarkoitus. Tapahtuma-alan kilpailussa tuomaristo koostuu monipuolisesta alan osaamisesta. Näkemystä ja kokemusta on laajasti, joten kyllä tuomaristo näkee kokemuksellaan ilotulituksien taakse. […]
Lue lisää »
Tapahtuma on tilaisuus jokaisen tapahtuman järjestäjän koulutuspäivä pidettiin mukavissa tunnelmissa Huone Helsingissä. Osallistujien joukossa oli tällä kertaa konkareita, mutta myös oppipoikia. Tiivis päivä oppimista, jakamista sekä tarinoita omista ja toistemme kokemuksista. Uusia ideoita haettiin ja niitä palautteen mukaan myös saatiin. Sari kertoi, että kotiinviemisenä oli vähintäänkin kymmenen uutta ideaa seuraavaan tulevaan tapahtumaan sekä tapahtuman järjestämiseen. […]
Lue lisää »
Vierastaidoista puhutaan vähemmän, sillä usein nostamme esiin tapahtumajärjestäjän velvollisuudet ja vastuut. Mutta kyllä vaan, myös vieraalta odotetaan tai voidaan odottaa vähintäänkin hyvää käytöstä. Ensimmäisiä asioita, johon toivon, että potentiaalinen vieras, siis kutsun saaja, reagoi on itse kutsu. Kutsuhan on lahja saajalleen. Kutsu ’oikeuttaa’ vastaanottajan tuntemaan itsensä erityiseksi, kun kuuluu kutsuttujen joukkoon. Kutsun saajan tulisi osoittaa […]
Lue lisää »
Huhtikuu on ollut todellinen tapahtumakuukausi! Kuun alussa jaoimme Evento Awards – palkinnot Finnkinossa Helsingissä. Voittajat löytyvät täältä. Kuukauden alussa 4.4. vietetään myös Global Meetings Industry Daytä #GMID. Suomessa ei päivää vielä paljon noteerata, mutta maailmalla erilaisin tapahtumatempauksin. Oman sijansa on saanut Kongressimessut tapahtuma-alan tapahtumana, joka tänä vuonna sattui huhtikuulle. Messuilla kuulimme muun muassa Evento Awards […]
Lue lisää »
Rakkaalla lapsella on monta nimeä, tapahtumatuottaja, projektipäällikkö, tapahtumajärjestäjä, tapahtumasuunnittelija. Riippuen organisaatiosta eri nimike kattaa juurikin tapahtuman ytimessä toimimisen ja vastuun siitä, että tapahtuma syntyy. Työhön kuuluu suunnittelu, yhteydet, alihankinnat, organisointi, kokoukset – ja sen kirjon satapäisiä tehtäviä ja säätöä, tekniikan sopivuudesta bajamajoihin, vuosikerta viineistä narikkaan, tavaroiden purkuun ja turvallisuuteen. Upeinta tässä työssä onkin se, että se […]
Lue lisää »
Millaisia ovat tulevaisuuden tapahtumat? Millaisiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin ihmiset tarttuvat? Milloin ja millaisia tapahtumia kannattaa järjestää? Mitä tapahtumajärjestäjän täytyy osata muuttuneessa maailmassa? Miten tapahtumamarkkinointi kehittyy ja mikä säilyy ennallaan tapahtuman suunnittelussa? Osallistu webinaariin, jossa saat ideoita tulevaisuuden tapahtumien järjestämiseen ja jossa luokitellaan tapahtumat uudella tavalla. Ajatteletko, että tapahtumia ei enää tarvita? – Päinvastoin niitä tarvitaan […]
Lue lisää »
Tapahtuma on tilaisuus -kirja oli tovin loppuunmyyty, mutta nyt on tilattavissa jälleen. Uusin laitos on turkoosin värinen ja voit tehdä tilauksen tästä
Lue lisää »